DSCN6317

Drie tips die je helpen de eerste signalen van een conflict te herkennen

Veel leidinggevenden in de zorg- en dienstverlening worstelen met de vraag hoe ze op een adequate manier om kunnen gaan met conflicten en weerstand in hun teams.

Omgaan met conflicten is niet eenvoudig, maar een stuk eenvoudiger als je erin oefent. Verderop in het artikel lees je een aantal tips hierover.

Leidinggevenden hebben vaak het gevoel dat het oplossen van conflicten:

  • Heel veel tijd en energie kosten.
  • De voortgang van het werk enorm belemmeren.
  • Vaak een gevoel opleveren van brandjes blussen.

Er worden uren verspild aan het oplossen van conflicten. Zeker als er naast de leidinggevende andere partijen bij betrokken zijn: collega´s, P&O, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk. Conflicten zijn een dure kostenpost voor de organisatie.

Als het conflict zo hoog oploopt dat een medewerker zich ziek meldt worden de kosten nog duidelijker zichtbaar. Doorbetaling van salaris aan een medewerker, de kosten van een vervanger, de energie van collega´s die het werk over moeten nemen, kosten voor re-integratie, de kosten van een juridische procedure bij een mogelijk ontslag, etc.

In het aanpakken van conflicten is meestal een patroon te ontdekken dat op symptoombestrijding lijkt. Conflicten worden allereerst ontweken, weggemoffeld, in de kiem gesmoord, onaantrekkelijk gevonden. En aangepakt in een te laat stadium op een manier waarbij er meestal een verliezer in het spel is.

Conflicten gaan hoe dan ook ten koste van de kwaliteit van relaties, van kameraadschap en eensgezindheid op het werk. Het gaat ten koste van de kwaliteit van de samenwerking, maar vooral ook van het werk!

Het goed om kunnen gaan met conflicten behoort niet vanzelfsprekend tot het repertoire van  vaardigheden voor de leidinggevende. Terwijl je wel verantwoordelijk bent voor de ontwikkeling van medewerkers, valt het terrein van conflictoplossing er min of meer buiten. Conflictsituaties zijn een ondergeschoven kindje en daar valt gelukkig wat aan te doen. Door je specifieke vaardigheden eigen te maken.

Effectief met conflicten omgaan vergroot je plezier in leidinggeven. Het geeft je veel meer zelfvertrouwen en openheid om situaties tegemoet te treden. Medewerkers merken dit waardoor ook het vertrouwen in jou toeneemt. Je omgang met anderen is helder.

Wat maakt het nu zo moeilijk om op een adequate manier met conflicten om te gaan? Er zijn diverse obstakels die dit belemmeren. Een ervan is dat je de eerste signalen van een het conflict niet ziet. Klaarblijkelijk zijn de signalen er wel, maar je merkt ze domweg niet op.

Wat kunnen hiervoor de oorzaken zijn? Een aantal praktijkvoorbeelden:

  • Een medewerker die niet actief deelneemt aan besluitvorming in een werkoverleg en achteraf boos blijkt te zijn.
  • Je hebt zelf een situatie gewoon niet goed aangevoeld.
  • Je herkent lichaamstaal of emoties niet of weet hier niet goed op te reageren.
  • Je besteedt onvoldoende of geen tijd aan geroddel of geklaag op de afdeling.
  • Het kan zijn dat je zo in beslag genomen wordt door de enorme papierenwinkel waar je doorheen moet worstelen dat je dingen gemakkelijk over het hoofd ziet.

Drie tips die je helpen om de eerste signalen van een conflict te herkennen:
1. Ga na of er een verandering is in het contact tussen jezelf en een medewerker of tussen medewerkers onderling. Mocht je meer afstand ervaren of minder betrokkenheid in de omgang is het raadzaam te checken of het klopt wat je meende te zien, te voelen of ervaren. Zo kun je al in een vroeg stadium het probleem aanpakken en daarmee erger voorkomen!

2. Wees waakzaam voor geroddel! Roddel is de bottleneck voor een gezonde samenwerking. Als er tussen medewerkers onderling wordt geroddeld, laat je dan niet misleiden door mee te gaan in het verhaal. Nodig medewerkers uit om te vertellen welke hinder ze zelf van een persoon of situatie ondervinden en zoek gezamenlijk naar een oplossing. Zo houd je grip op de situatie en laat je de ander in zijn/haar waarde.

3. Wees alert op geklaag! Klagen heeft een functie voor betreffende persoon. Zonder expliciet aan te geven wat er speelt bij iemand worden op indirecte manier ongenoegens geuit. Er speelt meestal veel meer dan in het geklaag wordt geuit. Probeer er doorheen te prikken door ongenoegens en de redenen ervan te achterhalen en een oplossing te zoeken.

Blik regelmatig terug. En vraag jezelf af wanneer je iets had kunnen merken van het conflict.  Zo leer je “gevoelig” te worden en waarde te hechten aan bepaalde signalen en hoe erop te reageren. Je leert steeds beter waar te nemen en hierop te vertrouwen.

Probeer het in de praktijk toe te passen en toets wat je zelf hebt gezien, gevoeld of ervaren bij jezelf en medewerkers en bespreek het.  Het zal zeker op prijs gesteld worden.

Houd elkaar scherp en bemoedig elkaar hierin. “Zoals ijzer met ijzer wordt geslepen, zo scherpt de ene mens de ander.”  Natuurlijk gaat dit proces niet zonder wrijving. Zoals een mes gescherpt wordt aan een slijpsteen zo worden wij gescherpt door onze interacties met anderen. Ook als dat gepaard gaat met frictie en conflict.

Wiebrig Bakker.